システム科学（東京都文京区、石橋博史社長、０３・６６３２・７８１１）は７月１５日に同社研修室で「業務プロセスの可視化で生産性アップ！ 管理・間接部門の改善必勝法」（日刊工業新聞社・可視経営協会協賛）の体験講習会を開催。当日は全国から企業経営者やホワイトカラー層の管理職ら４４人が参加。
　セミナーでは「業務の見えない、測れない、改善できないの『３ない』の解消が重要」と指摘した上で、仕事をチャート化することで可視化、ムダを省いて生産性をあげる同社独自の手法「ＨＩＴ法」の理論を石橋社長が解説。
　午後は田代敏也取締役が具体的なツールについて実践的な講習会を開催。取り組んだ企業の中には、生産性が３倍にも向上した事例もあるという、当日の講習会の内容（一部抜粋）を紹介する。

■ 業務プロセスを文字・時間・図で可視化する

　基本的にこれからの話は部長・課長さんは裏方になって、「部課長さんが下手なら、社員が頑張ってやる」という演出が大切です。一緒にＨＩＴ法をやると、若い人たちはゲーム感覚で行い改善や意見を出してきます。
　モノづくりの現場では、ラインの速さと機械の性能で能率・生産性・品質が決定します。ホワイトカラーの場合は、皆さんの頭に情報が蓄積されていますが、その情報がオープン化されていません。業務プロセスを可視化するには、文字・時間・図で表記します。
　基本は1日8時間と決めて、８時間でどう使うかということです。業務の目的を時間で捉えることで、人数・コストが決定します。
　常に締め切り時間に追われるマスコミ業界さんでは、その机は資料で溢れています。１日分の仕事を机の上に置いてすることで、発生した日に仕事の処理を行う発生時点処理がなされています。
　学生時代の私は、試験勉強や提出書類など課題があっても「明日がある」と思ってアルバイトに一生懸命だった。その後悔が私のブレーキとなり、その日にやることはその日の内に行う努力を現在も続けております。
　皆さんも若いころを思いだして、自分ができる行動モデルを作って貰いたいです。この処理単位が「１アウトプット」になります。これをどう管理・処理しているのかは当事者でないとわかりません。数時間も研修すればできることですので、社員の方にやって貰います。そして管理者である皆さんは、ＨＩＴ.３ｓという統合ツールで体系を作成、全体把握を行って貰います。
　１ドキュメントは作成・検査をしてファイリングするという一連の流れとなります。担当者が管理ファイルに入力、この一単位の工数時間を３０分以内にすることが大切です。その際に６カ月以上業務に従事した経験のある社員が、中断せずにできる時間を「チャンピオン工数」とします。
　人間は不完全な生き物です。仕事を３０分継続すれば、一息が必要となります。また、ミスなども発生します。その際に前任者は仮に１０分で行っていることが、後任が２０分必要だとします。その差を年間目標や賞与に結び付けることで、改善などの競争原理も発生し、管理者が楽で担当者にも納得感のある管理となります。「この手法は機能的に正しく処理時間の比較ができる」とドラッカーは評価してくれています。
　最後にＨＩＴ法を使った業務改善の事例をご紹介したいと思います。その会社は大手自動車部品のＹ社という会社で、北米の工場でこの仕組みを導入されました。日本からも応援するということになったのですが、会議では「人がいないので採用してください」という要望が出されました。その時に社長がこのデータを持って、半分の人員を国内から出すという方針になりました。私はシステム構築が不完全だったので猶予を求めましたが、待てないとの判断で国内は半分となりました。
　けれど逆にそのことで役割・分担が明確化、「ちょっとこれやって欲しい」という目的外業務がゼロとなりました。また２カ月も経過しない内に「もっと私はこれ以上にできます」という意見が出され、収益構造や売上が向上。ＨＩＴ法は国内人材を海外に向け、短納期を行うその改善活動の根拠となる武器にもなります。

▼第二部　実務演習

「可視化技法と分析・改善・活用事例とツール体験」

　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社システム科学　取締役　田代 敏也 氏

■ 業務の３ないを解消するチャート作成技術

　午前中はＨＩＴ法の考え方を中心に石橋から講義があったと思いますが、午後はその特徴でありますシステムツールを紹介させて頂きます。ツールとしては①ＨＩＴ手法の中核であるＳチャートを使った改善技術、②業務体系図をベースとしたブロックチャート（Ｍチャート）、③会社全体の流れを再構築、システム開発につなげるＢＰＲ、④リスクマネジメント分析、個々の業務の役割分担やスキルを一覧化したスキルマトリクスなどがあります。パソコンを使ってツールを体験して貰いたいと思います。
　最初に機能を把握するＳチャートを体験して貰います。ＨＩＴ法では、改善を行ってからマニュアル作成します。なぜＳチャートというツールを使うのか、出席者の中でも関心が高い。では逆にツールがなかったらと仮定して「企画書を作成し、課長と協議する。修正した企画書を課長に提出する」という文があったとします。理解できないことはありませんが、改善を行う情報が不足しています。
　例えば企画書はどんなソフト、参考資料は、協議の方法は、提出書類は紙か電子メールかなどです。
　下図のようなＳチャートを作成するには不足した情報が分からないと書けない仕組みになっているため、Ｓチャートを書くことで改善に必要な業務を可視化をすることができるのです。またＳチャートの業務は人ではなく機能に付随するため、目的語・主語・動詞という「何に、誰が、どうする」という読み方をします。基本活動でＳチャートは１８の記号で表記。その中で記載、転記、検査、検索、運搬、押印サインがムダの着眼点となります。

■ プロセス改善技術

■ 実務訓練手法