• 1.小間位置については出展物の内容・形状・申込順位・小間数・会場構成等を総合的に勘案し、事務局で決定いたします。
  小間位置は出展者説明会（2025年9月上旬予定）にて出展者に発表します。
• 2.割り当てられた小間の一部または全部を事務局の承諾なしに譲渡、または貸与することはできません。
  また、転貸、担保に供することを禁止します。
• 3.装飾の高さ制限は、小間数に応じて2.7～4.5ｍとし、一部のみ6mまで認める場合があります。

出展申込書を受領後、メールにて請求書をお送りいたします。2025年8月29日（金）までに必ず銀行振込にてお支払いください。

出展内容が本展趣旨にそぐわない場合は受付をお断りすることがあります。あらかじめご了承ください。また、出展者が既に申し込まれた小間に対する変更または取り消しをする場合は、全て文書にてその理由を明記し、事務局の承認を得てください。

※出展を取り消された場合、下記の通りキャンセル料を申し受けます。

申込書受理から出展者説明会前日まで

出展料の50%

出展者説明会当日以降

出展料の100%

• 1.主催者は管理者として注意を払って会場全般の管理にあたります。ただし、各出展物の管理は出展者が自己の責任と費用にて行ってください。
• 2.主催者は出展物の盗難・紛失・損傷・火災・その他天災地変等を原因とする出展物の損害に対しての一切の補償責任を負いません。従って出展者は出展物に保険を付すなどの措置をとるように配慮してください。

• 1.引火性・爆発性の危険物の持ち込みを禁止します。また、その他消防法に定められる危険物・裸火を使用する物については所轄消防署の承諾を受けた物以外は持ち込みを禁止します。
  （危険物持ち込み条件等については出展者説明会にてご説明いたします）
• 2.事務局の承諾を得られなかったもの、関連法令に抵触する恐れがあるもの、および公序良俗に反する物の持ち込みを禁止します。

• 1.出展物の実演は自由ですが、はなはだしい音響・発煙・発光・臭気を伴うもの、または危険を伴う実演は中止を願うことがあります。
• 2.実演によって生じた生ゴミ・展示廃棄物は出展者が処理してください。会場内に廃棄しないようにお願いします。
• 3.出展者は搬入出、展示、実演にあたり最善の注意を払い事故防止に努めてください。また、出展者は万全の処置を講じ、責任者の常駐をお願いします。主催者自らの責めに帰すべき場合を除き、発生した事故につき一切の責任を負いません。

• 1.出展者は、本展の会期終了後、所定の搬出期間を経て出展小間を原状に回復しなければなりません。ただし、出展者が原状回復工事を行わない場合は、事務局において同工事を行い、その費用は出展者が負担するものとします。
• 2.出展者が出展小間の明け渡し後、出展者の残物がある場合、事務局により当該出展者へ連絡した後、残物を処分できることとします。また、その処分にかかる費用については、出展者が負担するものとします。

小間内での電気幹線工事費・電気代、給排水・エア・ガス・通信回線工事費およびそれらの使用料は、出展者の負担となります。申し込み方法、費用などの詳細については、出展者説明会にてご案内いたします。

• 1.事務局および本展の警備・防災担当協力会社は、防火、防災対応のため必要と認められた際は、出展者の了解のうえ、小間内を点検することができます。
• 2.搬入時、および会期中、事務局は防火・防災担当の管轄の行政指導により小間内を点検いたします。出展者が点検時に行政指導を受けた場合は、速やかにその指導に従うこととします。

海外の出展者が査証の取得を必要とする場合、招聘保証書・招聘理由書を含む必要書類は出展者の責任において作成・手続きを行うものとします。主催者は原則として、日本国外務省が定める書式の招聘保証書・招聘理由書を出展者に対して発行いたしません。また、日本国大使館または領事館から査証が発給されず、出展申込者が出展できなかった場合、一切の損害について主催者は何らの責任を負わないものとします。

• 1.天災、感染症、テロ、国・行政などからの指示・命令、その他不可抗力などにより展示会開催が著しく困難となった場合、主催者は開催前または開催期間中であっても、開催中止、開催期日・開催時間の短縮、開催延期または会場の移転を行うことがあります。その場合、主催者が上記の決定後、速やかに出展者に通知・公表することとします。
  なお、この決定および実行により被る出展者の損害については、主催者は一切の責任を負わないものとします。
• 2.搬入・設営期間前日までに、不可抗力により全日程が開催中止となった場合、事務局は既に発生した経費を差し引いた出展料の残額を出展者に返金します。
• 3.開催中（搬入・設営期間及び会期）に発生した不可抗力により開催期日・開催時間を短縮・中止した場合については、出展料ならびに主催者と出展者間の直接契約から発生した費用（セミナー実施・ストックルーム料金など）は返金しません。また、それによって主催者以外で出展者が要した費用については補償しません。
• 4.上記1に基づき、開催延期または会場の移転となった場合、出展料ならびに主催者（事務局）と出展者間の直接契約から発生した費用は返金しません。

• 1.The secretariat will decide booth location by taking into consideration exhibit contents, shape, order of application, number of booths, venue structure, and so on. Booth locations will be announced in Early September 2025.
• 2.No part of the allocated booth space may be transferred or lent with-out permission of the secretariat. Further, it may not be subleased or used as collateral.
• 3.Limits on the height of booth decorations are 2.7m to 4.5m based on number of booths, and in some cases may in part be allowed to reach up to 6m.

Change or cancellation of exhibition contracts due to exhibitorʼs reasons. Any exhibits that are not appropriate for the exhibition may be turned down. Further, any changes or cancellations to booths that have already been applied-for shall be made in writing including the reason for the change and approved by the secretariat.

※Cancellation fee

From Application acceptance to Aug.31, 2025

50% of Booth Rental Fee

From Sep. 1, 2025

100% of Booth Rental Fee

• 1.The secretariat is in charge of careful management of the whole 　 exhibition site. However, exhibitors shall take responsibility and bear costs for their own exhibits.
• 2.The secretariat assumes no responsibility for compensation for theft, loss, damage, or fire of exhibits and for any damage to exhibits attributed to a natural disaster. Exhibitors are recommended to take measures such as purchasing adequate insurance coverage for their exhibits.

• 1.Exhibitors are prohibited from bringing in hazardous objects such as flammable or explosive items. Any items using hazardous objects/open flame specified in the Fire Prevention Law or otherwise not approved by the local fire department are prohibited from being carried onsite. (Exemptions relating to use of hazardous objects at the venue will be explained at the exhibitor orientation session.)
• 2.Objects that are offensive to public order and morals, prohibited by the related laws and regulations, or are not approved by the organizer are prohibited from the exhibition.

• 1.Demonstration of exhibits is not restricted; however, the secretariat may stop a demonstration if it causes excessive sound, fumes, light emission, odors, or hazards.
• 2.Exhibitors shall take responsibility for disposal of all rubbish/waste generated from demonstrations. Please do not dispose of waste at the exhibition site.
• 3.Exhibitors shall take great care to prevent accidents during move-in/out, exhibitions, and demonstrations. In addition, exhibitors shall take all possible precautions and station someone to watch the booth at all times. The organizer has no responsibility for any accident except when it is the secretariatʼs fault.

• 1.After the exhibition, exhibitors shall restore the booths to the original state within the given move-out time. If the exhibitors do not restore them to their original state, the secretariat will do the work and the exhibitors shall bear the costs.
• 2.If there is anything left by the exhibitors after the booths are returned, the secretariat shall inform the exhibitors and dispose of it. The exhibitor shall bear the disposal costs.

The cost of using electricity at the booth, construction costs for setting up and using electricity lines, water lines, air, gas, telecommunications lines etc. will be borne by the exhibitor. Details on how to apply and the costs for such things will be explained in the Exhibitor Manual.

• 1.The organizer and the companies in charge of security and accident prevention during the exhibition can inspect the booths with the exhibitors consent if they decide that an inspection is necessary for the prevention of fire and accidents.
• 2.During the move-in/out and the exhibition, the organizer shall inspect the booths in accordance with the administrative directions from the competent authorities in charge of prevention of fire and accidents. The exhibitor shall quickly follow the administrative directions when directed during the inspection.

If exhibitors from overseas require a visa, exhibitors are responsible for preparing and processing necessary paperwork including the letter of reason for invitation or letter of guarantee. As a general rule, the organizers will not issue letters of reason for invitation or letters of guarantee as defined by the Japanese Ministry of Foreign Affairs. Additionally, the organizers take no responsibility for any loss or damage incurred in the event the Japanese embassy or consulate does not issue a visa and an exhibition applicant is unable to exhibit.

• 1.The organizer may announce in advance or even during the exhibition a cancellation, shortening, or postponement in the case of natural disaster, infectious disease, terrorism, orders and directives from the national government, or other unavoidable circumstances that make it difficult to hold the exhibition. If this happens, after the organizer has made a decision as mentioned above, the organizer will notify exhibitors and make the decision public. The organizer will not take responsibility for any damages to exhibitors due to the decision and its execution.
• 2.If the exhibition must be completely cancelled before it begins due to unavoidable circumstances, the organizer will return the exhibition fee to exhibitors minus any costs that had already been incurred.
• 3.In case of shortening or canceling the exhibition due to a force majeure during the exhibition (during the move-in /decoration period or the exhibition period), the exhibition fee and expenses (seminar fee and stock room fee) incurred under the direct contract between the organizer and the exhibitor will not be refunded. In addition, the organizer will not compensate for any expenses incurred by exhibitors other than those incurred by the organizer as a result of the cancellation or shortening of the exhibition.
• 4.If the exhibition has to be postponed or the venue relocated due to the reasons stated in 1. above, the exhibition fee and expenses incurred under the direct contract between the organizer and the exhibitor will not be refunded.